自然災害にどう対処するか?

昨今、台風や豪雨を中心とした天候の変化による甚大な災害が多く発生。
これに加えて、元々が地震大国の日本において、東日本大震災や熊本地震のような大震災時、
どのようにして企業の業務を継続できるかを、本気で考える時期に来ていると思われます。

実際問題、先日の台風15、19号の接近に備えて交通機関が計画運休をした際、
休業ではなく自宅待機を指示した企業が多くあったそうで、
社員にとっては判断基準がハッキリとしない状況が続いたはずです。

こんな時に活用したいのがテレワークなのですが、実施するには企業文化を変えないと難しいところでもあります。
あるアンケート調査によれば、テレワークを経験したことのある人は、まだ10~12%程度しかいないようです。
逆に言えば、9割方の企業ではテレワークを考えていない、実施する環境が整っていない、ということが言えるでしょう。

そうはいっても前述の通り、気候変動も相まって自然災害の発生率は急激に上昇。
もちろん事業形態にもよりますが、テレワーク実施の環境整備は喫緊の課題と思われます。

まず、テレワーク実施に対する企業文化、もっと言えば経営陣の意識改革が必要となってきます。
旧態依然とした企業文化とはどのようなものが挙げられるでしょうか?

・会議では全員分の資料をコピーして配布
・承認フローにおいて上司の捺印が必要
・業務報告は紙ベースで提出
・無駄な会議が毎日数時間ある

このような状況において、考えられる改革とは?
やはりITの活用なのだと思います。
もちろん、今やどの企業でもパソコンを使うことは当たり前になっていると考えられていますが、
ただパソコンを通してアナログ作業を行っているだけに過ぎないのではないでしょうか?
資料はデータで事足りますし、承認フローや報告書はアプリケーションで代用可能ですし、
会議は議題の整理が出来ていればチャットやビデオ会議でも可能です。
もっとIT技術の恩恵を受けるべきではないでしょうか?

そんなことは分かっているが、テレワークするには社内サーバーへのアクセスやユーザー認証が厄介だ・・・
そのように考えられている経営者の方もいらっしゃるかと思います。

そこで活用したいのがGoogle社のG Suiteです。
社内のファイルサーバーはクラウドの共有ストレージへ、
パソコンのオフィスソフトは全てブラウザ上で動くWebサービスへ、
Active Directoryのユーザー及び端末認証はGoogleアカウント認証へ、
それぞれ置き換えることで、直ぐに実現可能です。

実際、弊社でもG SuiteはGoogle Apps for Businessの時代から導入し、既に10年近く経っています。
今や、ほとんどの重要データはGoogleドライブに格納され、
共有ファイルとしてのアクセス権限を関係者ごとに分類していますし、
申請事項等はGoogleフォームを通して経営陣に伝達されるようにもなっています。
顧客データは連絡帳で十分機能していますし、拡張したい場合もスプレッドシートでデータベース化出来ます。

G Suiteを導入すると全ての社内データがクラウドへ格納され、
社外からのアクセスはパソコンでもスマートデバイスからでも容易です。
つまり、それはテレワーク環境が実現していることを意味します。

この経験を基に、弊社はGoogleパートナープログラムに参加をし、
皆様(特に中小企業の皆様!)にG Suite導入のサポートと運用管理、
より便利になる活用方法などをサポートさせていただくプログラムをご用意しております。

世界の先進国と比べ、日本の労働は非効率だという数字も出ています。
それはこういった取り組みに対する企業文化の醸成によって、
改革していくことが出来るのではないかと、弊社は考えます。