業務の自動化を実現(Google Workspace＋Google Apps Script)

働きやすい職場づくりへの改革

本当の働き方改革とは、働きやすい職場づくりをすることではないでしょうか？
社員が無駄だと感じている業務を無くす、効率化できる業務を自動化する、災害発生時や育休などに備えて、
出社せずともテレワークで対応出来る環境を用意しておくことなどが考えられます。

本当の働き方改革とは、働きやすい職場づくりをすることではないでしょうか？
社員が無駄だと感じている業務を無くす、効率化できる業務を自動化する、災害発生時や育休などに備えて、
出社せずともテレワークで対応出来る環境を用意しておくことなどが考えられます。

課題として統計から分かる事案としては、
・60%が会議中に他のタスクを行っている。
・情報の整理に週8時間を費やしている。
・65%がコミュニケーションの問題で他チームとの協力に支障が出ていると感じている。
といったものです。
これらを解決せずに、働きやすい職場づくりは難しく、
本当の働き方改革は実現不可能です。

RPAで業務の自動化

昨今耳にすることが多いRPA。簡潔に言ってしまえば、業務の自動化です。
様々なメディアで紹介されているものはRPA専用のツールですが、
中小企業への導入となると金銭的にも学習コスト的にもハードルがあります。
とはいえ、自動化のメリットはズバリ、働きやすい職場づくりの第一歩。
社員が無駄だと感じている業務を無くすこと、業務を効率化することは、
全て自動化することで社員の作業量を大幅に削減出来ます。

簡単にRPAを実現するGASの存在

ハードルが高そうなRPAですが、それを実現するツールは身近にあります。
皆さんも社内で利用されているマクロ。これは自身で実現する自動化プログラムです。
ただ、マクロはローカル環境のみで動くものなので、今の時代にはマッチしなくなってきています。
そこで推奨したいのがGoogle社が提供するGoogle Apps Script（通称GAS）です。
中身はJavaScriptベースで作られたもので、Google Workspace製品間での自動処理はもちろん、
外部Webサービスとの連携が簡単に行えるものです。
　
例えば、

　Gmailで受信した問合わせメールの内容を、スプレッドシートに自動入力する。
入力完了後に関係者へチャットで通知する。

という処理をGASで簡単に実装出来るのです。
更に、データ入力完了後にチャットワークやSlackで関係者に報告メッセージを送ることも可能。
スプレッドシートが共有化されていれば、全て自動で関係者が情報共有まで完了してしまいます。
現在、社内で行われている業務を見直してルーチンワークになっている業務があれば、
まずはそこから着手してみると効果が分かると思います。

Google Workspaceのススメ

GASを利用するなら、やはり業務環境としてGoogle Workspaceを導入するのが一番です。
2019年5月のアップデートにより、マイクロソフト社のオフィススイート（WordやExcel）ファイルを
そのまま編集、保存することも可能になり、益々移行の壁は低くなりました。

オフィススイートはもちろん、グループウェア、ファイルサーバーの機能が全て包括されているため、
これまで行っていたツール間の移動が全く要らなくなる点も業務効率化へ繋がります。

更にマルチデバイス対応、社外とのデータ共有も行えるという点も大きなメリットです。
社内のブラウザをChromeに統一出来れば、ほとんど全ての業務はChrome内だけで収まります。
更に付け加えて言えば、Chromebookを導入すると簡易的なシンクライアントが実現出来るので、
セキュリティリスクを担保しておきたい場合にはとても有効な選択肢となります。

つまり、Google Workspaceを導入すると、GASを使って簡単にRPAを実現（自動化）することができ、
それが業務の効率化へと繋がり、結果として働きやすい職場づくりを実現しやすくなる。

更に言えば、Google Workspaceは純粋なクラウドサービスなので、
サーバーメンテナンスは不要、
アプリケーションは常に最新のものが提供される。
そのため、IT専任者がいない中小零細企業にとってはメリットは計り知れず、
使わない理由が見当たらないツールと言えます。

Google Workspaceの導入に際しては、弊社が全面的に移行作業をサポートします。
また、GASを使った業務の自動化を推進するにあたっても、
Google Workspace管理者の育成からアプリケーション開発・保守までをサポートします。